Wat is debiteurenbeheer?

Onder debiteurenbeheer of credit management wordt verstaan het onder controle brengen van de betalingsrisico's verbonden aan vorderingen op debiteuren.

Wat doet een debiteurenbeheerder zoal?  (klik hier voor overzicht )

Tijdig innen van uitstaande rekeningen, inschatten van debiteurenrisico's, bepalen van kredietwaardigheid afnemers, vaststellen aanmaningsprocedure, inschakelen incassobureau , aangaan kredietverzekering, inschakeling factoringbedrijf, opstellen betalingsvoorwaarden

Dient debiteurenbeheer geautomatiseerd te zijn?
Een bedrijf met veel klanten kan eigenlijk niet meer om geautomatiseerd debiteurenbeheer heen. Het gaat niet alleen om inzage in achterstallige betalingen, het gaat vooral om dossiervorming. Dossiers die voorts op meerdere plaatsen in de organisatie (bijvoorbeeld de afdeling marketing/verkoop) ingezien moeten kunnen worden. Vanzelfsprekend zijn er meerdere adequate softwarepakketten in de handel.
Kijk ook op www.debiteurenadministratie.nl

Wat is de bewaartermijn voor (debiteuren-) facturen?
De bewaartermijn voor debiteuren- en crediteurenfacturen is zeven jaar

Mogen facturen elektronisch bewaard worden?
Facturen mogen elektronisch bewaard worden, mits ze gedurende zeven jaren beschikbaar zijn en binnen een redelijke tijd leesbaar gemaakt kunnen worden

Zijn betalingsvoorwaarden identiek aan algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden gaan in principe veel verder dan betalingsvoorwaarden. Denk aan leveringstermijnen, garantievoorwaarden, geschillenregeling, brancheregelingen etc. Vaak maken betalingvoorwaarden wel deel uit van de algemene voorwaarden

Moeten betalingsvoorwaarden achter op de factuur afgedrukt worden?
Een veel voorkomende fout. De afnemer dient altijd van tevoren, dus voor de levering, op de hoogte te zijn van de Algemene Voorwaarden, waaronder de betalingsvoorwaarden. Hij moet immers zonodig in de gelegenheid zijn om bezwaren aan te tekenen. Voorwaarden mogen immers niet eenzijdig werken. Als de klant pas achter op de factuur de voorwaarden kan inzien, is het eigenlijk al te laat: levering zal immers doorgaans reeds hebben plaatsgevonden. Voeg de voorwaarden bij voorkeur bij de offerte of opdrachtbevestiging bij.


Is het bieden van korting op snel betalen effectief?
Korting op snel betalen is niet zo effectief als men vaak denkt. Bij veel afnemers is het standaardprocedure om het kortingspercentage van de factuur af te trekken en het resterende bedrag gewoon te laat te betalen. Zeker bij de heel grote bedrijven, met noodzakelijke omslachtige betalingsprocedures, heeft het weinig zin om standaard kortingen aan te bieden. Vaak beloont men op deze wijze slecht betalen.
Het werkt natuurlijk anders wanneer zeer hoge factuurbedragen in het geding zijn en expliciet een korting voor spoedig betalen wordt overeengekomen.
.
Wat is de rol van een opdrachtbevestiging?
De opdrachtbevestiging specificeert de zakelijke overeenkomst. De Algemene Voorwaarden en de betalingsvoorwaarden zijn daar doorgaans aanvullend op. De een vervangt de ander niet

Wanneer moet ik met aanmaningen beginnen?
Wees daarin niet coulant. Laat nooit blijken dat u de eigen betalingsvoorwaarden niet zo nauw neemt. Uw eigen voorwaarden bepalen wanneer de eerste aanmaning de deur uitgaat.

Wat moet ik doen als de klant niet reageert op de aanmaning?
De klant zal een volgende keer wellicht ook niet reageren. Neem altijd telefonisch contact op. Al is het alleen maar om mogelijke misverstanden boven tafel te krijgen. Leg telefonische afspraken direct schriftelijk vast.

Wie is verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer ?
De schaalgrootte van de onderneming speelt hier doorgaans een rol. Maar wie de administratieve kant van het debiteurenbeheer ook uitvoert (de administrateur bijvoorbeeld), het nemen van beslissingen die de klantrelatie, de commerciële relatie, aangaan dient altijd in overleg met bevoegde lijnmanagers (directie, hoofd verkoop) te geschieden. De boekhouder mag nooit in de positie zijn om een relatie te frustreren, hoe terecht wellicht ook uit oogpunt van debiteurenbeheer .

Wanneer is een persoonlijk gesprek zinvol bij wanbetaling?
Ga altijd praten wanneer u aanvoelt dat u aan het lijntje gehouden wordt. Probeer dan te achterhalen wat voor risico's u loopt. Probeer een nieuwe regeling te treffen. Leg de uitkomst van het gesprek altijd vast

Hoe om te gaan met betwiste vorderingen?
Neem altijd direct actie en leg zoveel mogelijk van uw bevindingen vast, zeker richting debiteur. Zolang een vordering betwist wordt, zal de rekening niet voldaan worden. In juridische procedures staat u altijd zwakker als zaken niet goed zijn vastgelegd.
Wanneer de vordering op onjuiste gronden wordt betwist en ruimte voor een oplossing ontbreekt, geef de vordering dan uit handen

Ben ik verplicht om mijn debiteur aangetekend te manen?
U bent niet verplicht om de aanmaning aangetekend te verzenden. Maar natuurlijk is het zo dat een incassobureau het meest gebaat is bij een zorgvuldig opgebouwd dossier. Aangetekende aanmaningen doen u in elk geval in juridische procedures sterker staan. Het voorspelbare weerwoord van menig dubieus debiteur dat een aanmaning nooit ontvangen is, leidt tot irritatie en tijdverlies. Bij grote vorderingen is het natuurlijk altijd raadzaam correspondentie aangetekend te versturen.
.
Wanneer moet ik voorzieningen treffen voor mogelijke oninbaarheid? 
De accountant zal zich altijd een oordeel vormen over de inbaarheid van vorderingen. De jaarrekening dient immers een getrouw beeld te geven van de financiële positie van een bedrijf. Richtsnoer daarbij is natuurlijk het debiteurenoverzicht met als onderdeel daarvan de ouderdom van vorderingen. De accountant zal altijd naar voorzichtigheid neigen.

Wanneer moet ik vorderingen afschrijven?
Afschrijven van vorderingen geschiedt in overleg met de accountant of uw incassobureau. Niet alleen de feitelijk oninbaarheid is daarbij bepalend, maar bijvoorbeeld ook de hoogte van te maken kosten om een vordering alsnog te innen. Kijk zeker ook naar No Cure No Pay oplossingen.

Wat is de functie van een “zwarte lijst”?
Op een zeker moment wenst een bedrijf om uiteenlopende, maar vele financiële redenen, te bepalen dat met zekere afnemers geen zaken gedaan wordt. De desbetreffende debiteur wordt dan op een zwarte lijst geplaatst

Waarom moet de ondernemer zelf zich actief met de zwarte lijst bemoeien?
In de praktijk krijgt de verkoopafdeling pas het signaal dat een bepaalde klant niet kredietwaardig is als de administratie de factuur samenstelt. Dan is het al te laat. De levering is veelal geschied. Een zwarte lijst mag daarom niet passief beheerd worden. Periodiek dient in gemeenschappelijk overleg tussen administratie, ondernemer en verkoopafdeling bepaald te worden welke debiteuren gemeden dienen te worden. Bedenk dat een debiteur op de zwarte lijst ook geen aanbiedingen (verkoopbrieven, folders) mag ontvangen, want dat is niet alleen het paard achter de wagen spannen, maar werkt ook juridisch moeilijk verdedigbaar.
Ook de redenen van het plaatsen op de zwarte lijst, zeker wanneer ze niet van geldelijke aard zijn, dienen goed gedocumenteerd te worden.